¿Es posible prescindir de las facturas en papel? El criterio de la Dirección General de Tributos

La reciente Consulta vinculante de la Dirección General de Tributos (DGT) nº V2893-16 de fecha 22/06/2016 examinar un supuesto en el que se examina la validez a efectos fiscales de los métodos electrónicos de conservación de las facturas.

En concreto, se analiza la cuestión planteada por una compañía en relación con la implantación de un sistema de control de las facturas en virtud del cual sus trabajadores fotografían las facturas y otros documentos que reflejan las operaciones realizadas mediante un teléfono móvil o una tableta y después envían dichas fotografías a la empresa, la cual archiva electrónicamente las mismas y sus metadatos en su sistema informático.

Se pregunta a la DGT si la mera tenencia de estos archivos informáticos es suficiente como “prueba justificativa” de los gastos incurridos por los trabajadores de la entidad consultante, de cara a defender su deducibilidad fiscal a efectos del Impuesto sobre Sociedades.

Aunque la citada consulta vinculante se refiere específicamente al Impuesto sobre Sociedades, las conclusiones de la misma pueden ser trasladables a otros conceptos tributarios (IRPF, IVA, etcétera), por lo que el asunto examinado por la DGT en este supuesto resulta de enorme relevancia, máxime si tenemos en cuenta que actualmente los mecanismos de conservación de documentación por parte de los empresarios están sufriendo una enorme transformación, sustituyéndose paulatinamente los archivos físicos en papel por sistemas de almacenamiento electrónico masivo de datos (discos duros, servidores, nubes informáticas, etcétera).

En síntesis, lo que se pregunta a la DGT es si es posible eliminar las facturas en soporte papel, conservando únicamente éstas en soporte electrónico.

La DGT plantea su respuesta, en línea con lo que ya había indicado en la consulta vinculante número V986-2011, de 13 de abril, remitiéndose a lo dispuesto por el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre (BOE de 1 de diciembre).

En este sentido, el artículo 19 del Reglamento de Facturación establece la obligación que incumbe a los empresarios o profesionales de conservar, durante el plazo previsto en la Ley General Tributaria, las facturas recibidas y expedidas en el curso de su actividad económica.

Con respecto a las formas de conservación, el citado Reglamento señala, en su artículo 20, que las facturas se deberán conservar “por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad (…/.), así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada”.

Continúa señalando el Reglamento de Facturación que “esta obligación podrá cumplirse mediante la utilización de medios electrónicos (…/.)”, disponiendo en este sentido el artículo 21 del Reglamento que la conservación de las facturas por medios electrónicos “se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido”.

De acuerdo con todo lo anterior y en lo que se refiere al objeto de la consulta vinculante anteriormente descrita, respecto de la necesidad de conservar las facturas en papel, la DGT señala lo siguiente:

1) Los sujetos pasivos deben garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de las facturas, ya sean en papel o en formato electrónico durante todo el período de conservación de las mismas.

2) Dichas facturas, ya se encuentren en papel o en formato electrónico, deberán conservarse por cualquier medio que permita garantizar el cumplimiento de los citados requisitos.

En línea con lo anterior, de acuerdo con lo establecido por el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE de 14), los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de facturas permitiendo así que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

Los software de digitalización homologados serán aquellos referidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 (BOE de 1 de noviembre), que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

En conclusión, la DGT admite la posibilidad de que las facturas inicialmente expedidas en papel se conserven exclusivamente por medios electrónicos, siempre y cuando, el método utilizado para conservarlas garantice los requisitos de autenticidad, integridad y legibilidad antes mencionados.

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Miguel Rodríguez de Cepeda

Miguel Rodríguez de Cepeda

Miguel Rodríguez de Cepeda es Licenciado en Derecho por la Universidad de Sevilla, Diplomado en Derecho Comunitario por la Universidad de Sevilla y Master en Asesoría Fiscal por el Instituto de Estudios Cajasol. Asesor Fiscal – Asociado Senior de LANDWELL-PricewaterhouseCoopers, Abogados y Asesores Fiscales, en la oficina de Sevilla.

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